魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術

みなさん、こんばんは。今日も休みのじゅぼんです。
昨日は遅めのランチを済ませた後、BOOk OFFに行きました。
そして探していた本はなかったものの、気になる本を見つけたので買いました。
更に別に興味が以前からあって、最近新聞の広告欄でも再度目にする本を見つけたので、
家にあったいらない本を持って、再度BOOK OFFに足を運び、売り、買いました。
相変わらず本の値段は本当に涙がちょちょぎれる値段ですけどね、売値は。
さて今日は、気になる本を昨日読んだので、そちらをご紹介します。

魔法のように片づく!見つかる!超ファイルの技術

刑部 恒男 / すばる舎


この著者さんは、医学博士でもある方で、「山根式」と「野口式」をドッキングさせた方法を編み出されました。
山根一眞さんが提唱する「スーパー手帳の仕事術」「シーパー書斎の仕事術」の方法と、
野口悠紀さんが提唱する「「超」整理法」の方法の長所だけを取った独自の方法を編み出した訳です。

私自身、後者の野口氏の本は手にした覚えがあります。でもよく理解できずに手放した記憶があります。
当時学生でしたし、活字を読む習慣が全くなかったので、余計に読解力に欠け、全部を読めずに、
放置していたのだと思います。
前者の山根氏の本は、その本の存在自体知りませんでしたし、その方法も知らないで今までいました。

まず「山根式」。角型2号封筒に何でも入れることで、全てのファイルをA4規格に統一。
特に保存版ファイルは「50音検索」により、辞書のようなスピード検索が可能。簡単に始められ長続き可能。
しかし系統別に分類されておらず、検索手段を個人の記憶に頼るため、あくまで個人レベルの整理法。
50音順に並べるため、関連ファイルがバラバラに置かれる。

次に「野口式」。俗に言う「「超」整理法」である。メリットは以下の4つ。
1.左側から単純に時間順に並べていくだけだから、分類の必要がない。(そもそも分類そのものをしない)
2.検索用カードやパソコン入力などの労力がいらない。
3.処分の判断が簡単。右側に追いやられた不活性ファイルのうち、不要なファイルはその場で処分可能。
4.よく使いファイルはいつも手元に置けるので、仕事中のファイルはすぐ出せる。

デメリットは以下の3つ。
1.関連するファイルを「系統別」のようにすぐ隣に置いておけない
2.ファイルが増えてくると、古いファイルの険悪スピードが落ちる
3.検索手段が個人の時間記憶によるものであるため、あくまで個人レベルの整理法
つまり、不活性ファイルが大量になった場合は。別の場所に移動して、
山根式の「50音順」等の検索方法を併用する工夫が必要。

この2つの方法の長所を取って作ったものが「魔法の袋」
「魔法の袋」とは、角2号封筒に2つのインデックスをつけたもの。
それを時系列で並べて行き、古くなったものをふるいにかけて、いらないものは廃棄。
欲しいものは「50音順」で保存する。この時、2つのインデックスのおかげで検索はスピーディに行える。

実際、家庭でも可能な方法で、例えば「取扱説明書」で言えば「家電」と言う大きいインデックスをつけ、
その後に「冷蔵庫」等の小さいインデックスを書く。そうすれば、一発検索が可能になる訳である。
野口さんの方法だと、エコで使用済み封筒を使う方法を提唱していますが、
この本の著者さんは、新品を用意したらいいと唱えています。
お金をかけたくなければ、職場宛てに届いた、用済み封筒をいただけばいいのです。

とにかくファイルを横積みにしない。立てること。そして棚に収納する際、立ててもよし、
引き出しに入れてもよし。保管(保存)場所はどこでもいいのです。
何だか読んでるだけで楽しくなって来ました。
私の場合、雑誌の切り抜きが多く、うまくまとめることが出来なかったんですね。
でもこの方法を導入すれば、ファイリングが楽しくなるに決まってます。
要らない情報はどんどん捨てて、紙ゴミの日に出せます。明日職場で封筒もらって来よう♪

まずはやってみて、ダメなら次を考えればいいですからね。まずは何事にも挑戦です!
「速読」でなく「多読」になってきていると信じたいこの頃。明日もまた本読むぞ!ではまた。
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by jyubon | 2009-10-17 00:32 | ほん